كلمة نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية

يشرف مكتب نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية على دوائر المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات. وهذه الدوائر كل حسب اختصاصه تقدم الدعم الضروري للجامعة في أداء رسالتها الأكاديمية والبحثية. ويحكم عمل هذه الدوائر هيكلية تنظيمية ووظيفية لتمكينها من أداء مهامها بصفتها دوائر مساندة على أكفأ وجه. ولقد أولينا اهتمامنا لتعزيز هذه الوحدات على ضوء التقارير التي وضعها المدقق الخارجي الذي تعاقد معه مجلس الأمناء لدراسة أوضاع هذه الدوائر لتطويرها من جهة ولتقليل المخاطر المحيطة بأعمالها، علما بأن هذه العملية متواصلة ومرتبطة كذلك بالخطط الاستراتيجية للجامعة التي تشمل كذلك الخطط الاستراتيجية للدوائر ذاتها ومساهماتها في تنفيذ تلك الخطط.

فعلى صعيد الدائرة المالية بذلنا جهودا مستمرة لتنفيذ تعديل البنية التنظيمية للدائرة من بنية مسطحة إلى بنية هرمية وذلك لضمان حسن العمل من جهة، وثانيا، وهو الأهم، لتمكين الدائرة من وضع تقارير واقتراح سياسات تساهم في تعزيز فعالية تكلفة الأعمال والنشاطات التي تقوم بها الجامعة، وتعزيز كفاءة إدارة النشاطات الأكاديمية للجامعة. ولقد جرت محاولات هامة في السابق لوضع هذه الهيكلية موضع التنفيذ إلا أنها واجهت مصاعب جمة ما أخر تنفيذ التعديل المنشود. ولقد واصلنا هذا الجهد وتمكنا أخيرا من إجراء التعديل الذي تضمن خلق منصبين لنائبين للمدير/ة المالي/ة، وتم تعيين النائبين وهما السيد محمد باسم أحمد، وإسماعيل بشير، كما تم تعيين رؤساء الأقسام التابعة لكل منهما. وأتوجه هنا بالشكر لكافة الزملاء العاملين في الدائرة على تعاونهم البناء لتحقيق هذا التعديل. كما تم في نفس الوقت اعتماد دليل الإجراءات المالية والمبني على النظام المالي والتعليمات المقترنة به في نسخته الأولى والتي تعمل الدائرة على تنقيحها والإضافة عليها بما يحسن من عمل الدائرة لتحقيق الانضباط المالي المطلوب. ولقد لمست إدارة الجامعة تحسنا في مستوى ونوعية التقارير المالية التي تتلقاها في مجالات عديدة، ولنا الثقة في أن ذلك سيسير خطوات إلى الأمام في المستقبل القريب.

وعلى صعيد دائرة الموارد البشرية، وهي دائرة صغيرة الحجم بالنسبة إلى مؤسسة بحجم الجامعة، فلقد ركزت الدائرة على تطوير عملية تقييم الموظفين الإداريين والفنيين، فتقدمت لجنة شكلها رئيس الجامعة وبمساهمة فعالة من الدائرة بمقترح لتعليمات لعملية التقييم إذ أن الجامعة تفتقر إلى تعليمات واضحة وذات معايير معلنة لتقييم موظفيها الإداريين وفنييها في الوقت الذي كانت تتم فيه العملية بناء على ممارسات لم تكن بالضرورة أفضل الممارسات المعمول بها في الجامعات. وتتم حاليا دراسة هذا المقترح على مستوى مجلس الجامعة الذي أولاها العناية اللازمة. وحيث أن التعليمات، عندما يصدر قرار بشأنها وتنفيذها المتوقع في العام الأكاديمي القادم ليتمكن العاملون من معرفة الأسس التي سيجري تقييم كل منهم عليها، لا يمكن تطبيقها بأثر رجعي على فترة التقييم التي تشمل المدة الممتدة من بداية الفصل الثاني من العام الماضي إلى نهاية الفصل الأول من العام الحالي، قررت الجامعة الأخذ ببعض العناصر التي سيكون تطبيقها مهما ولمصلحة الزملاء من هذه الفئة من العاملين والتي تشمل إظهار ما يضعه الموظف/ة من علامات للتقييم ذاتي إلى جانب العلامات التي يضعها المدير المعني بدلا من إظهار العلامات التي يضعها المدير/ة فقط. كما سيتم الطلب من كافة المدراء عقد جلسة مشتركة مع كل موظف/ة للتباحث في نقاط القوة والضعف بالاستناد إلى الدليل المادي وسيطلب من كل موظف تأكيد حدوث الجلسة من عدمه. ونأمل أن ينعكس الأخذ بهذه العناصر إيجابيا على نتائج عملية التقييم لهذا العام. ومن جهة أخرى، تعمل الدائرة على تقديم مقترح لوضع نظام وتعليمات وإجراءات خاصة بالدائرة على ضوء الفراغ الموجود حاليا في غياب ذلك. ونتأمل أن يساهم هذا الأمر في تحقيق نقلة نوعية للدائرة لتتحول من مجرد دائرة تنفيذية إلى دائرة نشطة في تعزيز الموارد البشرية في الجامعة.

وعلى صعيد دائرة تكنولوجيا المعلومات انصب الاهتمام في الفترة المنصرمة منذ بداية العام الأكاديمي الحالي على تعزيز بنية الشبكة اللاسلكية للجامعة وبشكل خاص في المباني والأماكن حيث تم توصيف المشاكل التي تواجهها داخل الحرم الجامعي من حيث ضعف الشبكة وحاجات تطويرها. وتقدمت الدائرة بمشروع تم على أساسه موافقة إدارة الجامعة على تخصيص مبلغ 177 ألف دينار تمت الموافقة عليها، وتم طرح عطاء بالمشروع والبدء به لإنجازه خلال الشهرين القادمين لتتم الاستفادة من الإمكانيات التي يتيحها في تعزيز الأنشطة الأكاديمية والبحثية في الجامعة ككل. ومن جهة أخرى تعمل الدائرة بشكل وثيق مع كل من دائرتي المالية والموارد البشرية لتطوير نظام مؤتمت لتدفق العمليات في كل من الدائرتين، ونحن لا نزال في بداية العمل هنا على هذه الخطوة الهامة التي ستتيح شفافية أكثر في تنفيذ العمليات، وحصر الوقت اللازم للتنفيذ ومعرفة الاختناقات ومعالجتها بشكل سريع.

ولقد عملت هذه الدوائر بشكل وثيق ومتعاون في الأوقات العصيبة التي مرت بها الجامعة خلال الفصل الأول ما مكن الجامعة على الوفاء بالتزاماتها تجاه العاملين من حيث انتظام دفع الرواتب وفي مواعيدها، وتجاه الموردين لتجنب دفع غرامات التأخير. وأنتهز هذه الفرصة لأشكر جميع الزميلات والزملاء العاملين في هذه الدوائر وفي مكتب نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية على مثابرتهم وتعاونهم