يقوم مكتب العلاقات العامة / وحدة الفعاليات والوفود باستقبال طلبة الثانوية العامة ضمن برنامج محدد، مع افتتاح السنة الدارسية للمدارس حتى منتصف أيار تقريباً، أي في الفصلين الدراسيين الأول والثاني للجامعة وللمدارس، أما باقي الصفوف فيتم التنسيق لهم حسب حاجتهم من الزيارة مع الجهات المختصة داخل الجامعة، ويتم اتباع نفس الإجراءات في الحالتين.
يطلب من إدارة المدرسة أن ترسل كتاب رسمي مروّس ومختوم من خلال عناوين الإتصال الظاهرة على الصفحة، وتشمل الرسالة
اسم المدرسة وعناوين الإتصال بها واضحة على الكتاب.
أن يكون الكتاب مختوماً، وموقع عليه من مدير/ة المدرسة أو من ينوب عنهم.
أن يوضح الكتاب التاريخ والوقت المقترحين للزيارة.
أن يبين الصف الذي سيزور الجامعة، والهدف من الزيارة.
أن يبلغنا بعدد الطلبة والمرافقين المتوقع حضورهم.
أن تسمي المدرسة مرافق مع الطلبة، وتقدم اسمه ورقم هاتفه الخلوي.
أن تقدم أية معلومات أخرى عن وجود احتياجات معينة أو وجود أشخاص من ذوي الإعاقة.
يرد مكتب العلاقات العامة على الرسائل التي يتلقاها عبر البريد الإلكتروني، أو من خلال الفاكس، لتأكيد الموعد أو تغييره حسب برنامج الزيارات والمواعيد الذي يتم ترتيبه مسبقاً، وبعد الاتفاق على الموعد، وعند وصول حافلات الطلبة الزائرين إلى المدخل الغربي للجامعة، تركن الحافلات في المكان المخصص هناك، ويدخل الطلبة سيراً على الأقدام، ليستقبلهم ويرشدهم المجموعة التي تفرزها الجامعة لذلك الهدف، بدءً من المدخل الغربي.
