يعمل مكتب العلاقات العامة في هيكلية تتكون من ثلاث وحدات؛ وحدة الإعلام، وحدة المعلومات والنشر، ووحدة الفعاليات والوفود، إلى جانب المدير، مساعدة المدير والمساعدة والمحامي. ويقوم العمل على أساس التكامل في عمل الفريق، والاتصال والتواصل المباشر بين أعضائه للخروج بأفضل النتائج.
وحدة الإعلام
- القيام بدور الناطق الإعلامي للجامعة
- القيام بالتغطية الصحفية الشاملة لجميع أوجه نشاطات الجامعة من مناسبات وأحداث، ويشتمل ذلك على حضور مختلف النشاطات وكتابة الأخبار وإصدار البيانات الصحفية.
- إعداد التقارير والتحقيقات وقصص النجاح للخريجين المميزين، ولمشاريع الكليات ، والأساتذة والطلبة ونشرها
- تطوير العلاقات مع وسائل الإعلام المحلية والأجنبية محلياً وخارجياً، و تطوير التغطية الإعلامية محلياً وعربياً ودوليا. في كافة مجالات الإعلام: المكتوب والمقروء، والمسموع، والإلكتروني، والإلكتروني الاجتماعي.
- الإشراف على تطوير التغطية الإعلامية لجميع نشاطات الجامعة.
- التنسيق مع وسائل الإعلام للقيام بمقابلات صحفية مع خبراء من الجامعة ومع رئيس الجامعة
- التنسيق مع الدوائر المختلفة لإرسال اخبار وحداتهم.
- تحليل المواد الاعلامية الواردة في وسائل الاعلام الورقي والالكتروني وتعقبها واعداد الردود عليها وتعميمها على العاملين للاطلاع.
- القيام بحملات إعلامية لأحداث مهمة ومهرجانات ونشاطات في الجامعة.
- إعداد النشرات الإعلامية وتحريرها
- المشاركة في اللجان المختلفة وحضور اللقاءات والاجتماعات التحضيرية عند الحاجة للقيام بأنشطة مختلفة.
- نشر الأخبار والتقارير والصور على الموقع الإلكتروني للجامعة وعلى جميع وسائل الإعلام.
- نشر الأخبار والتقارير والصور على مواقع الإعلام الاجتماعي.
- مسؤولية الصفحة الإعلامية وكل ما يتعلق بالإعلام على الموقع الإلكتروني
- مسؤولية صفحة التواصل الإجتماعي الخاصة بالجامعة
- التعاون مع فريق العمل في المكتب بشكل عام ومساعدة وحدة المعلومات والنشر بشكل خاص في تأدية العمل بشكل فعال.
الإعلام المتعدد الوسائط:
- التصوير الفوتوغرافي والمرئي
- التصوير الفوتوغرافي والمرئي لجميع الفعاليات والأنشطة المختلفة ونشر الصور والأفلام في جميع وسائل الإعلام ومنصات الجامعة.
- إعداد مونتاج لأفلام تصور الحياة الجامعية ونشاطات الجامعة ووحداتها.
- إعداد أرشيف صور فوتوغرافي ومرئي.
- إخراج ونشر الأفلام القصيرة التي تخدم أهداف الجامعة وتظهر نشاطاتها، وإعداد أفلام انفوجرافيك
- القيام بتقديم خدمات التصوير لكافة اجسام الجامعة ووحداتها
- نشر الصور في كافة زوايا الموقع الإلكتروني وصفحة التواصل الإجتماعي وفي مجلة الغدير وكافة منشورات المكتب والجامعة.
- إنشاء زاوية افلام قصيرة وفيديو ضمن زوايا الصفحة الرئيسية للموقع الإلكتروني.
وحدة المعلومات والنشر
- تنسيق جمع المعلومات من كافة دوائر الجامعة لتوثيقها وتحريرها ونشرها باللغتين.
- تطوير آليات جمع المعلومات من كافة دوائر الجامعة وتطوير وسائل نشرها إعلاميا ( بشكل إلكتروني ومطبوع ) .
- إصدار وإعداد المنشورات باللغتين التي تبرز دور الجامعة ونشاطاتها وإنجازاتها بما يشمل التقرير السنوي للجامعة، وكتاب المعلومات (البروشور)، مجلة الغدير، والتقارير الإعلامية الشهرية وغيرها من المنشورات ومنشورات خاصة بمناسبات.
- إنتاج وتصميم النشرات والكتيبات والتقارير ومواد الإتصال المتعددة
- إعداد وتحديثBranding BOOK للجامعة ، والمتابعة مع جميع دوائر الجامعة لتطبيق العلامة التجارية وتوابعها في كافة الوحدات.
- إعداد تقارير وتقديم مقترحات وتوصيات لتطوير المنشورات في الجامعة من حيث الآليات والإجراءات.
- التحرير اللغوي لجميع ما يصدر عن المكتب من منشورات.
- الإشراف على نشر الإعلانات وتحريرها.
- الإشراف على تحديث معلومات الموقع الإلكتروني بالتعاون والتنسيق مع منسق الموقع الإلكتروني ومع الدوائر المختلفة
- إصدار وإعداد المنشورات باللغتين التي تبرز دور الجامعة ونشاطاتها وإنجازاتها
- توزيع المنشورات ويشمل ذلك داخل الجامعة وخارجها ومتابعة ذلك
- مساعدة مجتمع الجامعة ووحداتها لإصدار المنشورات
- متابعة اشتراكات الجامعة، في المجلات والصحف والدوريات المختلفة.
- إعداد منشورات معلوماتية وإحصائية وانفوجرافيك باللغتين
- الإشراف على التصميم والنشر باللغتين( مجلة الغدير، بروشور الجامعة، التقرير السنوي، صفحات انفو جرافيك، كتاب العلامة التجارية.. وأية منشورات أخرى تصدر عن المكتب)
وحدة الفعاليات والوفود
الفعاليات:
- تنظيم فعاليات الجامعة، ( مؤتمرات، احتفالات، مهرجانات ورشات عمل وندوات..) والتنسيق والتحضير للنشاطات والمناسبات والتعاون مع الوحدات والدوائر المساندة في الجامعة واقتراح آليات لتطوير العمل المشترك.
- إدارة وإعداد بروتوكول وسياسات لتنظيم الفعاليات.
- التعريف والإعلان عن الأنشطة التي تقوم بها الجامعة للجمهور الداخلي والخارجي عبر الموقع الإلكتروني ومنصات الجامعة المختلفة.
- توثيق الفعاليات والمناسبات والمتابعة والتقييم لها، وإعداد ارشيف للفعاليات.
- استضافة واستقطاب فعاليات محددة من الخارج
- تطوير نوعية وجودة تنظيم الفعاليات في الجامعة
الوفود:
- إدارة بروتوكول وبرنامج الوفود والزوار وتطوير بروتوكول خاص بالوفود والزوار
- التنسيق لاسقبال الزوار والضيوف الرسميين
- تنسيق وإدارة استقبال الوفود الدولية والإقليمية والمحلية والتحدث اليهم للتعريف بالجامعة وتارخها وبرامجها ونشاطاتها.
- إنجاز قاعدة بيانات لزوار الجامعة والمكتب
- متابعة تشكيل مجموعة من المتحدثين إلى الوفود من طاقم الجامعة بالتنسيق مع رئيس الوحدة.
- التوثيق لزيارات الوفود بحيث يشمل معلومات حول الوفود، الجهة المنظمة، عنوان الاتصال، وأي برامج ومشاريع مشتركة وغير ذلك.
- التنسيق وإدارة برنامج استقبال طلبة المدارس والقيام بجولات تعريفية
- متابعة التنسيق مع الطلاب المتدربين المساندين في عمل الوفود و الزيارات.
- إعداد قائمة اتصال مفصلة للوفود وتشمل العناوين الإلكترونية والبريدية للاستفادة منها في توزيع نشرات المكتب وغيرها من الإصدارات والمطبوعات.
